「工程表アプリを導入したいけど、どれを選べばいいかわからない」「契約後に後悔したくない」「失敗しないアプリ選びのポイントを知りたい」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
工程表アプリは製品によって機能や料金、サポート体制が大きく異なります。自社に合わないアプリを選んでしまうと、「導入したのに現場で使われなかった」「思ったより費用がかさんだ」といった失敗につながりかねません。
本記事では、工程表アプリを選ぶ際に確認すべき10のポイントと、契約前に使えるチェックリストを紹介します。失敗しないアプリ選びにぜひお役立てください。
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工程表アプリとは？
まず、工程表アプリの基本を押さえましょう。
工程表アプリの定義
工程表アプリとは、工事現場や建設業でのプロジェクト管理を助けるためのアプリケーションのことです。工事の工程を時系列で把握し、進捗状況を一目で確認できます。
スマホやタブレットから簡単に工程表を作成でき、リアルタイムに情報の共有や更新ができるため、場所を問わずにスムーズなやり取りが可能です。
工程表アプリの主な機能
工程表アプリには、主に以下のような機能が備わっています。
- 工程管理：工事全体の流れを視覚化し、各タスクの連動を確認。進行状況をリアルタイムで追跡
- 写真管理：現場の写真を撮影して保管・管理。施工状況や経過を記録
- 情報共有：現場と事務所の担当者が工程表データを共有・編集
- 図面管理：工事現場で使用する図面データの閲覧や保管
- 日報作成：作業内容や進捗状況を日報として記録・共有
- チャット機能：現場と事務所でリアルタイムにコミュニケーション
工程表アプリを導入するメリット
工程表アプリを導入することで、以下のようなメリットが得られます。
- 現場情報の共有・確認が簡単：インターネットにつなぐだけで確認でき、わざわざ現場や事務所に足を運ぶ必要がなくなる
- 作業効率のアップ：工程表を1からエクセルで作成する時間を削減
- ペーパーレス化：紙の工程表が不要になり、コスト削減と環境負荷軽減
- 「言った言わない」トラブルの防止：すべてのコミュニケーションが記録に残る
- 遅延リスクの軽減：問題の早期発見と迅速な対応が可能
工程表アプリ選びでよくある失敗例
工程表アプリの導入で失敗しないために、まずはよくある失敗例を確認しましょう。
失敗例①：機能が多すぎて使いこなせなかった
高機能なアプリを選んだものの、機能が多すぎて操作が複雑になり、現場で使いこなせなかったというケースです。特にITツールに不慣れな年配の職人さんには、シンプルなアプリの方が浸透しやすいです。
失敗例②：使う人と使わない人に分かれてしまった
アプリを導入しても、現場でアプリを使用する人としない人に分かれ、かえって業務が複雑化してしまうケースです。全員が使えるアプリを選ぶことと、導入時の教育が重要です。
失敗例③：思ったより費用がかさんだ
月額料金は安かったものの、追加機能やオプション、ユーザー追加で思った以上に費用がかかったというケースです。初期費用だけでなく、長期的な総コストを確認することが大切です。
失敗例④：既存システムと連携できなかった
導入したアプリが既存の原価管理や会計システムと連携できず、データを手動で転記する必要があり、逆に手間が増えたというケースです。導入前に連携可能なシステムを確認しましょう。
失敗例⑤：サポートが受けられず困った
無料アプリや低価格アプリを選んだ結果、導入後のサポートが受けられず、トラブル発生時に困ったというケースです。サポート体制の有無は必ず確認しましょう。
工程表アプリ確認ポイント10選
失敗を防ぐために、契約前に確認すべき10のポイントを詳しく解説します。
ポイント①：操作性・使いやすさ
最も重要なポイントです。建設業界は平均年齢が高く、スマホやタブレットが苦手な方も少なくありません。なるべく直感的に使いやすいサービスを選ぶ必要があります。
確認すべき点：
- スマホやタブレットでワンタッチ入力できるか
- ITツールに不慣れな人でも操作できるか
- 画面のデザインが見やすいか（文字サイズ、色など）
- マニュアルなしでも使えるか
おすすめの確認方法：無料トライアルやデモを試して、実際に現場で使ってみる
ポイント②：必要な機能が揃っているか
自社の課題を解決できる機能が揃っているかを確認しましょう。機能が多すぎても少なすぎても問題です。
確認すべき点：
- 工程表作成機能（バーチャート、ガントチャートなど対応形式）
- 進捗管理・更新機能
- 写真・図面管理機能
- 日報作成機能
- チャット・コミュニケーション機能
- 帳票出力機能（PDF、Excel出力など）
ポイント：利用しない機能が多数あると、かえって使いづらくなる可能性があります。必要最小限の機能を備えたアプリを見つけることが重要です。
ポイント③：料金体系
料金は初期費用だけでなく、長期的な総コストを確認することが大切です。
確認すべき費用：
- 初期費用：導入時にかかる一時的な費用（0円〜数十万円と幅広い）
- 月額費用：毎月発生するランニングコスト
- ユーザー追加費用：利用人数が増えた場合の追加料金
- オプション費用：追加機能やストレージ容量追加の費用
- サポート費用：導入支援や研修にかかる費用
料金タイプの違い：
- ID課金型：利用人数に応じて料金が変動（人数が多いと高くなる）
- 定額型：ユーザー数に関わらず一定料金（大人数でも安心）
注意点：無料プランは利用人数やデータ容量に制限がある場合が多いので、導入前に必ず確認してください。
ポイント④：対応デバイス
複数デバイスに対応しているかどうかは、工程表アプリを選ぶ際の大切なポイントです。
確認すべき点：
- iPhone / Android スマートフォン対応
- iPad / Androidタブレット対応
- PC（Windows / Mac）対応
- Webブラウザからのアクセス可否
ポイント：現場ではスマホやタブレット、事務所ではPCで確認することが多いため、複数デバイスで同じ情報にアクセスできることが重要です。
ポイント⑤：サポート体制
アプリ導入時にはトラブルが付き物です。サポート体制が充実している方が安心です。
確認すべき点：
- 導入時の操作説明会・研修の有無
- 電話サポートの対応時間
- メール・チャットサポートの有無
- マニュアル・動画チュートリアルの提供
- 専任担当者の有無
- 追加のサポートにかかる費用
ポイント：サポートがないとアプリを使いこなせずに業務が滞り、無駄なコストが発生する可能性があります。
ポイント⑥：無料トライアルの有無
契約前に実際の使い勝手を確認できる無料トライアルは非常に重要です。
確認すべき点：
- 無料トライアル期間（1週間〜1ヶ月など）
- トライアル中に使える機能の範囲
- トライアル終了後の自動課金の有無
- トライアル中のデータの引き継ぎ可否
おすすめ：無料トライアル期間中に、実際の現場で使ってみて、現場スタッフの反応を確認しましょう。
ポイント⑦：既存システムとの連携
既存システムとの連携がスムーズなアプリを選ぶことで、導入後の混乱を最小限に抑えられます。
確認すべき点：
- Excel / PDFへのエクスポート機能
- 原価管理システムとの連携
- 会計システムとの連携
- Googleカレンダーなど外部カレンダーとの連携
- LINE等のコミュニケーションツールとの連携
- API連携の対応可否
ポイント：連携できない場合、データを手動で転記する必要があり、逆に手間がかかる可能性があります。
ポイント⑧：セキュリティ対策
建設業界では、顧客情報や図面など機密性の高いデータを扱います。セキュリティ対策は不可欠です。
確認すべき点：
- データの暗号化（通信・保存）
- アクセス権限の設定
- 二段階認証の有無
- データバックアップの方法と頻度
- サーバーの所在地（国内/海外）
- ISO認証などセキュリティ認証の取得状況
ポイント⑨：カスタマイズ性と拡張性
各現場の状況やプロジェクトの要件に合わせて機能を調整できるアプリがおすすめです。
確認すべき点：
- 工程表のテンプレートカスタマイズ
- 項目や表示内容の変更可否
- 帳票フォーマットのカスタマイズ
- 将来的な機能追加の可能性
- API連携による機能拡張
ポイント⑩：導入実績と口コミ
導入実績や口コミの評価は、アプリ選びの重要な参考情報になります。
確認すべき点：
- 導入社数・ユーザー数
- 自社と同じ業種・規模の導入事例
- App Store / Google Playの評価・レビュー
- 口コミサイトでの評判
- 実際に導入した企業の声
ポイント：自社に似た会社の事例があれば確認することをおすすめします。施工管理アプリのHPに導入事例が掲載されていることが多いです。
【契約前チェックリスト】工程表アプリ確認事項
契約前に確認すべき項目をチェックリストにまとめました。アプリ選定時にご活用ください。
【機能面】
- ☐ 必要な工程表の形式に対応しているか（バーチャート/ガントチャート/カレンダー式など）
- ☐ 工程表の作成・編集がドラッグ＆ドロップで簡単にできるか
- ☐ 工程表の変更がリアルタイムで共有されるか
- ☐ 写真・図面の管理機能があるか
- ☐ 日報・報告書の作成機能があるか
- ☐ チャット・コミュニケーション機能があるか
- ☐ PDF・Excelへのエクスポート機能があるか
- ☐ オフラインでも利用できるか
【操作性】
- ☐ 直感的に操作できるか
- ☐ ITツールに不慣れな人でも使えるか
- ☐ 画面の文字サイズ・デザインが見やすいか
- ☐ 無料トライアルで実際に試したか
- ☐ 現場スタッフの反応を確認したか
【料金面】
- ☐ 初期費用はいくらか
- ☐ 月額費用はいくらか
- ☐ ユーザー追加時の料金体系（ID課金型/定額型）
- ☐ 外部メンバー（協力会社）の利用料金
- ☐ オプション機能の追加料金
- ☐ データ容量追加の料金
- ☐ 最低契約期間の有無
- ☐ 解約時の条件・違約金の有無
【対応環境】
- ☐ iPhone / Android に対応しているか
- ☐ iPad / Androidタブレットに対応しているか
- ☐ PC（Windows / Mac）に対応しているか
- ☐ 複数デバイスで同時利用できるか
【サポート体制】
- ☐ 導入時の操作説明・研修があるか
- ☐ 電話サポートの対応時間
- ☐ メール・チャットサポートの有無
- ☐ マニュアル・ヘルプの充実度
- ☐ 追加サポートの費用
【連携・セキュリティ】
- ☐ 既存システムとの連携は可能か
- ☐ Googleカレンダー等との連携は可能か
- ☐ LINE連携は可能か
- ☐ データのバックアップ体制
- ☐ セキュリティ対策は十分か
- ☐ アクセス権限の設定は可能か
【その他】
- ☐ 無料トライアル期間はあるか
- ☐ 導入実績・導入社数
- ☐ 同業他社の導入事例
- ☐ 口コミ・評判の確認
- ☐ 契約から導入までの期間
- ☐ データ移行のサポート
工程表アプリ導入を成功させるポイント
最後に、工程表アプリの導入を成功させるためのポイントを紹介します。
①自社の課題を明確にする
まず、現状の業務フローを分析し、改善が必要な点を洗い出しましょう。課題が明確になれば、必要なアプリを選びやすくなります。
- 工程表の作成・修正に時間がかかる → 作成機能重視
- 最新の工程表が共有されない → リアルタイム共有重視
- 現場と事務所の連携がうまくいかない → コミュニケーション機能重視
②複数のアプリを比較検討する
1つのアプリだけでなく、複数のアプリを比較検討しましょう。資料請求やデモを依頼し、担当者に話を聞くことで、自社への導入イメージを具体化できます。
③無料トライアルで現場の反応を確認する
無料トライアル期間中に、実際の現場で使ってみて、現場スタッフの反応を確認しましょう。「使いやすい」という声が多ければ、導入後も定着しやすいです。
④導入時の教育を徹底する
アプリを導入しても、使い方がわからなければ定着しません。導入時の操作説明会や社内勉強会を実施し、全員が使える状態を目指しましょう。
⑤小さく始めて徐々に拡大する
いきなり全社導入するのではなく、まずは1つの現場やチームで試験運用するのがおすすめです。問題点を改善しながら、徐々に拡大していきましょう。
まとめ
工程表アプリを選ぶ際は、自社の課題に合った機能を持ち、現場で使いやすいアプリを選ぶことが重要です。
本記事のポイント：
- 工程表アプリ選びでは、操作性・機能・料金・サポート体制の4つが特に重要
- よくある失敗例を把握し、同じ轍を踏まないようにする
- 契約前に10のポイントを確認し、チェックリストで漏れをなくす
- 無料トライアルで現場スタッフの反応を確認してから契約する
- 導入時の教育を徹底し、全員が使える状態を目指す
「折角導入したのに社内で使われなかった」とならないためにも、本記事のチェックリストを活用して、自社に最適な工程表アプリを見つけてください。
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