「施工管理の業務が多すぎて残業が減らない」「もっと効率的に現場を管理できないか」「働き方改革に対応するために業務改善が必要」。このような悩みを抱えている建設会社は多いのではないでしょうか。
2024年4月から建設業にも時間外労働の上限規制が適用され、業務効率化は待ったなしの課題となっています。人手不足が深刻化する中、限られた人員で生産性を高めるには、施工管理業務の効率化が不可欠です。
この記事では、施工管理の効率化方法10選を紹介します。ITツールの活用からコミュニケーション改善、業務の見直しまで、具体的な改善方法を解説しますので、ぜひ参考にしてください。
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施工管理の効率化が求められる背景
まず、なぜ施工管理の効率化が重要なのか、その背景を確認しておきましょう。
1. 人手不足と高齢化の深刻化
建設業界では、若手の入職者減少とベテランの高齢化が同時に進行しています。日本建設業連合会のデータによると、建設業就業者は55歳以上の割合が全産業と比べて高く、29歳以下の割合が低い状況です。
限られた人員で現場を回すためには、業務効率化による生産性向上が必須となっています。
2. 時間外労働の上限規制（2024年問題）
2024年4月から建設業にも36協定に基づく時間外労働の上限規制が適用されました。違反した場合は罰則が課せられるため、これまでの長時間労働を前提とした働き方は見直しが必要です。
残業を減らしながら工期を守るためには、業務の効率化が欠かせません。
3. デジタル化への対応
発注者や協力会社とのやり取りがオンライン中心に変化しています。従来の紙ベースや口頭での情報共有では対応が難しくなり、デジタルツールの活用が求められています。
施工管理を効率化するメリット
施工管理を効率化することで、以下のようなメリットが得られます。
長時間労働の改善
効率化により、待機や移動のロスタイム、書類作成にかかる時間を削減できます。結果として残業時間が減り、ワークライフバランスの改善につながります。
コスト削減
業務効率化により、人件費や印刷費、郵送費などのコストを削減できます。浮いた経費は福利厚生の充実や設備投資に充てることができます。
品質の向上
情報共有がスムーズになることで、伝達ミスや確認漏れが減少し、施工品質の向上につながります。工期の遅延防止にも効果があります。
人材確保・定着
働きやすい職場環境を整備することで、若手人材の確保や従業員の定着率向上が期待できます。建設業の「きつい」イメージを払拭し、魅力的な職場づくりにつながります。
施工管理の効率化方法10選
それでは、施工管理を効率化する具体的な方法を10個紹介します。
1. 施工管理アプリを導入する
施工管理の効率化で最も効果が大きいのが、施工管理アプリの導入です。
【施工管理アプリでできること】
- 工程表の作成・共有・修正
- 工事写真の撮影・管理・台帳作成
- 図面の閲覧・共有・書き込み
- 日報・報告書の作成
- チャットでのコミュニケーション
- タスク管理・進捗管理
【導入効果】
- 複数の現場情報をスマホ1台で一元管理できる
- 写真撮影や報告書作成が現場で完結する
- 事務所との往復や書類整理の手間が削減される
- 情報共有の抜け漏れや「言った、言わない」のトラブルが防げる
施工管理アプリは、月額数千円〜数万円で利用できるものが多く、無料で使えるアプリもあります。まずは無料トライアルで試してみることをおすすめします。
2. 書類をデジタル化・ペーパーレス化する
施工管理は、工程表、日報、安全書類、施工計画書など紙の書類が多い業務です。これらをデジタル化することで、大幅な効率化が図れます。
【デジタル化のメリット】
- 印刷・貼り付け・ファイリングの作業が不要になる
- いつでもどこでもデータにアクセスできる
- 書き方のフォーマットを統一できる
- 保管場所に困らない
- 過去の書類を検索しやすい
【デジタル化の対象例】
- 工事写真・写真台帳
- 日報・報告書
- 安全書類（グリーンファイル）
- 図面・仕様書
- 工程表
3. 情報を一元管理する
施工管理の業務は情報量が膨大です。図面、写真、工程表、連絡事項などがバラバラに管理されていると、必要な情報を探すのに時間がかかります。
【一元管理のポイント】
- クラウド型のツールを活用し、すべての情報を1か所に集約する
- 現場ごと、案件ごとにフォルダを分けて整理する
- 関係者全員が同じ情報にアクセスできる環境を整える
- 最新版がどれか分かるようにバージョン管理を行う
情報を一元管理することで、データの取り出しや保管が楽になり、伝達ミスも軽減されます。
4. 工事写真の管理を効率化する
工事写真の撮影・整理・台帳作成は、施工管理者の大きな負担となっている業務の一つです。
【効率化の方法】
- 電子小黒板を活用する：黒板を持ち歩く必要がなくなり、撮影が楽になる
- 写真管理アプリを導入する：撮影した写真が自動でクラウドに保存・整理される
- AIによる自動仕分け機能を活用する：写真の分類作業を省力化
- 台帳自動作成機能を活用する：ワンクリックで台帳を出力
写真管理アプリを導入することで、写真整理にかかる時間を大幅に削減できます。
5. コミュニケーションツールを活用する
電話や対面での連絡は、相手のタイミングに左右され、記録も残りにくいです。ビジネスチャットツールを活用することで、コミュニケーションを効率化できます。
【チャットツールのメリット】
- 相手のタイミングを気にせず連絡できる
- 複数人への一斉連絡が簡単にできる
- 写真や資料を添付して共有できる
- やり取りの履歴が残る
- 既読機能で伝達漏れを防げる
現場ごと、協力会社ごとにグループを作成し、情報共有をスムーズにしましょう。
6. 業務の「見える化」を行う
効率化を進めるためには、まず現状の業務を把握することが重要です。
【見える化のステップ】
- 業務を洗い出す：日々行っている業務をすべてリストアップする
- 工数を把握する：各業務にどれくらい時間がかかっているか計測する
- ボトルネックを特定する：時間がかかっている業務、ムダな業務を見つける
- 改善策を検討する：効率化できる方法を考える
業務を見える化することで、「何を効率化すべきか」が明確になり、優先順位をつけて改善に取り組めます。
7. 業務の分担・外注を検討する
施工管理者の業務は多岐にわたりますが、すべてを一人で行う必要はありません。業務の分担や外注を検討しましょう。
【分担・外注できる業務の例】
- 資料・書類の作成（工程表、施工計画書、報告書など）
- 図面や仕様書の確認・修正
- 発注作業と納品管理
- 請求書発行・支払い処理
- 写真整理・台帳作成
事務作業の多くは、事務職員やオンライン事務員に分担することが可能です。「施工管理者でなければできない業務」と「分担できる業務」を切り分けることで、施工管理者は現場での業務に集中できるようになります。
8. 遠隔臨場・Web会議を活用する
現場への移動時間は、施工管理者にとって大きなロスタイムです。遠隔臨場やWeb会議を活用することで、移動時間を削減できます。
【活用例】
- 遠隔臨場：カメラやスマートフォンを使って、遠隔地から現場の状況を確認する
- Web会議：発注者や協力会社との打ち合わせをオンラインで行う
- 遠隔点検：安全パトロールや検査を遠隔で実施する
すべての業務を遠隔化する必要はありませんが、「現場に行かなくてもできる業務」を見極めて活用することで、効率化が図れます。
9. 朝礼・会議を効率化する
毎朝行われる朝礼や定例会議は、時間の使い方次第で効率化できます。
【朝礼の効率化】
- 朝礼動画を活用する：安全注意事項や作業内容を事前に動画で撮影し、モニターで再生することで、職人が自分のタイミングで視聴できる
- 台本を作成する：伝え忘れを防止し、朝礼の内容を統一できる
- 時間を短縮する：必要な情報に絞り、ダラダラと長い朝礼を避ける
【会議の効率化】
- 議題と終了時間を事前に決める
- 資料は事前に共有し、会議では議論に集中する
- 定例会議の頻度や時間を見直す
10. 過去のデータを活用する
過去の工事データを蓄積・活用することで、効率化につなげられます。
【過去データの活用例】
- 過去の工程表を参考に、新規案件の工程表を作成する
- 過去のトラブル事例を参照し、リスクを予測して対策を講じる
- 過去の見積データを活用し、見積作成の時間を短縮する
- 過去の施工計画書をテンプレート化し、流用できる部分を活かす
データを一元管理しておくことで、過去の事例を簡単に検索・参照できるようになります。
施工管理の効率化を成功させるポイント
効率化を進める際に押さえておきたいポイントを紹介します。
1. 優先順位をつけて取り組む
すべての業務を一度に効率化しようとすると、かえって混乱を招きます。効果が大きい業務から優先的に取り組みましょう。
まずは「工数がかかっている業務」「頻度が高い業務」から着手するのがおすすめです。
2. 使いやすいツールを選ぶ
ITツールを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。現場の職人やベテラン社員も含めて、誰でも簡単に操作できるツールを選びましょう。
無料トライアルやデモを活用して、実際の操作感を確認してから導入することをおすすめします。
3. 現場の声を反映する
効率化の施策は、実際に業務を行う現場の声を聞いて進めることが重要です。現場の意見を無視したトップダウンの施策は、定着しにくい傾向があります。
4. 段階的に導入する
いきなり大規模な変更を行うのではなく、小さく始めて徐々に拡大していく方が成功しやすいです。まずは1つの現場や1つの業務で試験運用し、効果を確認してから全社展開しましょう。
施工管理の効率化に役立つツールの種類
施工管理の効率化に役立つITツールの種類を紹介します。
| ツールの種類 | 主な機能 | 効率化できる業務 |
|---|---|---|
| 施工管理アプリ | 工程管理、写真管理、図面管理、チャット、日報作成など | 施工管理業務全般 |
| 工事写真アプリ | 電子小黒板、写真撮影、自動整理、台帳作成 | 工事写真の撮影・整理・台帳作成 |
| 工程管理ツール | 工程表作成、進捗管理、スケジュール共有 | 工程管理 |
| ビジネスチャット | チャット、グループ作成、ファイル共有 | コミュニケーション |
| Web会議ツール | オンライン会議、画面共有 | 打ち合わせ、遠隔臨場 |
| クラウドストレージ | ファイル保存、共有、バージョン管理 | 資料・図面の管理・共有 |
自社の課題に合わせて、必要なツールを選定しましょう。複数のツールを導入する場合は、連携できるかどうかも確認することが重要です。
まとめ
施工管理の効率化は、人手不足の解消、残業時間の削減、品質向上、人材確保など、建設会社にとって多くのメリットをもたらします。
施工管理の効率化方法10選：
- 施工管理アプリを導入する
- 書類をデジタル化・ペーパーレス化する
- 情報を一元管理する
- 工事写真の管理を効率化する
- コミュニケーションツールを活用する
- 業務の「見える化」を行う
- 業務の分担・外注を検討する
- 遠隔臨場・Web会議を活用する
- 朝礼・会議を効率化する
- 過去のデータを活用する
効率化を成功させるためには、優先順位をつけて取り組み、使いやすいツールを選び、現場の声を反映しながら段階的に導入することが大切です。
2024年の働き方改革への対応はもちろん、これからの建設業界で生き残っていくためにも、施工管理の効率化に積極的に取り組んでいきましょう。
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