ワードで工程表を作るには？無料テンプレートで見やすい工程表を作る方法

工程表をワード(Word)でかんたんに作成する方法を紹介します。無料テンプレートの活用方法や、見やすい工程表を作るための構成・デザインのコツ、注意点など、年間スケジュール管理にも役立つテクニックを解説します。

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1. 工程表とは

「工程表」は、プロジェクトや工事、イベントなど、一定期間にわたる作業やタスクを時系列で整理して表示する「行程表」のことです。開始日から終了日までの流れを明確に示し、担当者や必要なリソース、各作業の進捗状況を視覚的に把握するために用いられます。エクセルや専用ツールで作成するイメージが強いかもしれませんが、実はワードでも「かんたん」に工程表が作成可能です。

行程表は、建設・製造・ITなど多岐にわたる産業で使われるほか、イベント運営や年間スケジュール管理にも役立ちます。無料テンプレートを利用すれば、初めての方でも短時間で見やすい工程表を作成できます。

2. 工程表を作成する目的とは

工程表を作ることで得られるメリットは以下の通りです。

1. スケジュール管理の効率化
   どの作業がいつ始まり、いつ終わるのかを一目で把握できます。
2. 進捗管理（進捗表）によるタスク把握
   各タスクの完了度合いがわかり、遅れや前倒しを迅速に確認できます。
3. リソース調整
   同時進行する作業の重複を防ぎ、必要な人員・資材の割り当てがしやすくなります。
4. 関係者間の情報共有
   見やすい工程表は、メンバーやクライアント、上司との意思疎通をスムーズにします。

3. 工程表の種類

工程表には以下のような形式があります。

1. バー（ガント）チャートタイプ
   横棒でタスク期間を示す一般的な形式。年間や月間、週単位などスケールを自在に変えられます。
2. 表形式
   縦軸にタスク、横軸に日付を並べた表構造。ワードの表機能で作りやすいシンプルな形式です。
3. グラフ式・進捗曲線タイプ
   累積出来高や進捗率をグラフで表す方法。ワード単体よりもエクセルとの併用が多い形式です。

初めてならバー（ガント）チャートか表形式が扱いやすく、無料テンプレートも豊富に揃っています。

4. 工程表をワード(Word)で作成する方法

ワードで工程表を作る基本的な手順は以下の通りです。

1. 無料テンプレートの活用
   「工程表 テンプレート 無料」などで検索し、Microsoft Office公式サイトやビジネス系サイトからダウンロードします。年間スケジュール版や月間スケジュール版など、目的に合ったテンプレートを選びましょう。
2. テキストや表の挿入
   テンプレートを開いたら、タスク名や日付、担当者名などを自分のプロジェクト情報に置き換えます。行・列の追加や削除でレイアウトを整えましょう。
3. 図形や色分けでバーを作成
   「挿入」タブから図形を選び、タスク期間に合わせてバーを引きます。棒状の図形で期間を示すことでガントチャート風の見やすい工程表になります。
4. 日付・マイルストーンの設定
   年間計画なら月単位、短期計画なら週・日単位で目盛りを調整します。締め切りや重要イベントには色や太字を使って目立たせましょう。

5. 見やすい工程表を作成するコツ【構成】

構成面でのポイントは以下の通りです。

1. 階層化・グルーピング
   大項目（フェーズ）と小項目（タスク）に分けて整理すると、全体像が明確になります。
2. 担当者・部署の明示
   タスクごとに担当者を記入すると、責任分担がはっきりして指示出しが楽になります。
3. 期間・タスク数の適正化
   あまりにも細かいタスクを詰め込みすぎると見づらくなります。年間スケジュールの場合は主要なタスクやイベントに絞り、詳細は別資料で補足すると効果的です。

6. 見やすい工程表を作成するコツ【デザイン】

デザイン面のポイントは以下です。

1. 色分けや塗りつぶし
   カテゴリーや担当部署ごとに色を変えると視認性が上がります。ただし、色は3～4色程度に留めるとスッキリします。
2. フォント・サイズの統一
   フォントやサイズを統一し、見出しや重要情報だけ太字や大きな文字にすると、情報の優先度が明確になります。
3. 余白を活かす
   行間や列間に余裕を持たせ、詰め込みすぎないことで、読みやすさが向上します。
4. 境界線や罫線の工夫
   薄いグレーのラインなどを使い、視線の流れを妨げないように区切りを入れると全体がすっきりします。

7. 工程表を作成する際の注意点

最後に、工程表作成時に気をつけたい点です。

1. 更新と共有を前提にする
   工程は変動するため、定期的な更新が必要です。ワードで作成した場合も、都度手動で修正しましょう。
2. バージョン管理の徹底
   最新版がどれなのか分からなくならないよう、日付をファイル名に入れたり、共有フォルダで管理したりしましょう。
3. 関係者への周知
   出来上がった工程表は、メンバーがアクセスしやすい場所に保存し、定期的に共有・通知することが大切です。
4. 過剰な装飾は避ける
   あくまで情報伝達が目的です。凝りすぎたデザインは逆効果な場合もあるため、シンプルさを心がけます。

8. ワードで作成した工程表の限界

ワード(Word)でも上記ステップの通りに作成すれば工程表は作成できますが、以下の課題があります。

• デザインやレイアウトの作成作業に時間がかかる点
• 関係者とリアルタイムでの共有ができない点
• 工程のフィルタや絞り込み、並び替えに対応できない点
• 作成した工程表を案件とセットで管理できない点

そのようなワードでの工程表の限界を感じたら、「Anymore施工管理」のような工程管理アプリの導入を検討しましょう。工程管理アプリを利用することで、簡単に工程表を作成することができ、関係するメンバーとリアルタイムでの共有ができるようになります。

9. まとめ

ワードで工程表を作成する方法やコツを紹介しました。ポイントは以下の通りです。

• 無料テンプレートを活用して、基本レイアウトを手軽に整える
• 用途に合った形式（ガントチャートタイプ、表形式など）を選択する
• 階層化や色分け、フォント統一などで見やすい構成・デザインを追求する
• 定期的な更新、バージョン管理、周知徹底で、工程表を常に有効なツールとして活用する

年間計画や長期プロジェクトでも、こうした工夫をすればワードで作成した工程表がスケジュール管理や進捗管理に十分役立ちます。ぜひ、これらのポイントを参考に、自社やチームのニーズに合わせて使ってみてください。